Interaktyvi mokomoji medžiaga · M5-T1-MLC1

Pasikartojančių administracinių užduočių automatizavimas pasitelkiant DI

Mažiau pasikartojančio administracinio darbo, daugiau laiko mokiniams

Autorius: Zsolt LengyeliTStudy Hungary Training and Research Centre
Recenzentė: Mária HartyányiiTStudy Hungary Training and Research Centre

Sumažinus administracinio darbo krūvį, daugiau laiko lieka mokiniams. — Mažesnis administracinio darbo krūvis – daugiau laiko mokiniams.

Mokymosi tikslas

Didelę mokytojų darbo laiko dalį užima įprastos, pasikartojančios užduotys, tiesiogiai nesusijusios su mokymu. Kasdien tenka rengti pranešimus, priminimus ir ataskaitas, pildyti įvairias formas. Šioje mokomojoje medžiagoje aptariama, kaip dalį administracinių užduočių galima automatizuoti pasitelkiant DI.

Išnagrinėję medžiagą gebėsite

Įvertinti, kurias pasikartojančias užduotis galima saugiai atlikti padedant DI.
Naudoti vietaženklius, kad asmens duomenys nepatektų į DI priemonę.
Patikrinti teksto projektų tikslumą ir išlaikyti profesinę atsakomybę.
Kurti pakartotinai naudojamus šablonus ir įvertinti sutaupytą laiką.

Įvadas

Pernelyg didelis administracinio darbo krūvis

EBPO tyrimo TALIS 2024 duomenimis, maždaug pusė pagrindinio ugdymo mokytojų – vidutiniškai 52 % – administracinį darbą nurodė kaip streso šaltinį.

Be dienynų pildymo, ataskaitų rengimo ir bendravimo su tėvais, profesinio mokymo mokytojai kartu su praktikos įmonėmis koordinuoja mokymąsi darbo vietoje, tvarko darbuotojų saugos instruktažų įrašus, rengia egzaminų dokumentus ir rūpinasi dirbtuvių medžiagomis bei įranga.

Šaltinis: OECD (2025): Results from TALIS 2024.

Mokytoja prie rašomojo stalo, apsupta dokumentų krūvų. — Pernelyg didelis administracinio darbo krūvis (šaltinis: „ChatGPT“).

Žmogus išlaiko kontrolę

Didžiųjų kalbos modelių vaidmenį intelektiniame darbe galima palyginti su ekskavatoriaus naudojimu fiziniam darbui: žmogaus valdoma mašina per tą patį laiką gali atlikti gerokai daugiau darbo. Laikantis pagrindinės taisyklės – DI pasitelkti tik toms užduotims, kurias gebėtume atlikti patys, – proceso priežiūra ir kontrolė išlieka žmogaus atsakomybė.

DI naudojamas darbo efektyvumui didinti, neperduodant jam profesinės atsakomybės.

DI taikymo galimybės

Penkių tipų saugiai parengiamos užduotys

DI labiausiai padeda rengti tekstus, tvarkyti informaciją ir ruošti pasikartojančius dokumentus. Saugumą užtikrina tinkami pradiniai duomenys ir mokytojo atliekama peržiūra.

Laiškas, lentelė, diagrama, dokumentas ir kontrolinis sąrašas aplink DI simbolizuoja penkis užduočių tipus. — Pranešimų rengimas, informacijos tvarkymas, įprastų duomenų apibendrinimas, šablonų kūrimas ir pagalba tvarkant dokumentaciją.

01Pranešimų rengimas
02Informacijos tvarkymas
03Įprastų duomenų apibendrinimas
04Šablonai ir kontroliniai sąrašai
05Pagalba tvarkant dokumentaciją

Užduočių tipai · Komunikacija ir informacijos tvarkymas

Aiškiai nurodykite tikslą ir rezultato formatą

Pranešimų rengimas

DI gali padėti parengti laiškus tėvams apie išvyką į įmonę, priminimus apie darbo drabužius ir asmenines apsaugos priemones, elektroninius laiškus praktikos įmonėms ar kvietimus į atvirų durų dieną.

Užklausoje nurodykite tikslą, adresatus, pagrindinius faktus ir pageidaujamą toną, paprašykite trumposios ir išsamiosios pranešimo versijų. Tą patį pranešimą galima pritaikyti tėvams, mokiniams ir praktikos vadovui įmonėje.

Informacijos tvarkymas

Pasitelkdami DI, susisteminkite padrikus užrašus lentelėje, surikiuokite užduotis pagal atlikimo terminus, parenkite kontrolinį sąrašą pagal išsamų teisės aktą ar vidaus tvarkos aprašą arba sudarykite užsakomų medžiagų sąrašą pagal projekto planą.

Patikimiausi rezultatai gaunami pateikus struktūruotus pradinius duomenis ir aiškiai nurodžius pageidaujamą rezultato formatą – lentelę, kontrolinį sąrašą ar CSV failą. Naudodami vidaus dokumentus, taip pat patikrinkite institucijos leidimą ir konfidencialumo reikalavimus.

Užduočių tipai · Skaičiavimai, šablonai ir dokumentacija

Patikrinkite rezultatą ir naudokite jį pakartotinai

Įprastų duomenų apibendrinimas

Apibendrinkite anonimizuotus apklausos rezultatus, suskaičiuokite įrašus pagal kategorijas eksportuotoje lentelėje arba palyginkite šio ir praėjusio pusmečių suvestinius rezultatus.

Paprašykite DI skaičiavimams naudoti duomenų analizės funkciją ir programinį kodą. Patys patikrinkite kelis pradinius duomenis ir gautus skaitinius rezultatus.

Šablonai ir kontroliniai sąrašai

Pasikartojantiems dokumentams, pavyzdžiui, saugos instruktažo įrašui, apsilankymo praktikos įmonėje ataskaitai, pažintinės išvykos planui ar posėdžio darbotvarkei, galima parengti šablonus pasitelkiant DI.

Vieną kartą sukurtą ir kruopščiai patikrintą šabloną vėliau galima naudoti pakartotinai, net ir nesinaudojant DI.

Pagalba tvarkant dokumentaciją

Nuotolinių susitikimų užrašų rengimo funkcija, pagrįsta DI, gali parengti struktūruotą priimtų sprendimų, paskirtų užduočių ir jų atlikimo terminų santrauką.

Prieš pradedant įrašymą, dalyviai turi būti informuoti, o kai reikalaujama – turi būti gautas jų sutikimas. Protokolo turinį būtina patikrinti prieš jį išsiunčiant.

Saugi darbo eiga

Naudokite vietaženklius, asmens duomenis įrašykite mokyklos sistemoje

Saugiausia darbo eiga – nepateikti asmens duomenų DI priemonei. Užklausoje naudokite vietaženklius, pavyzdžiui, [MOKINYS], [DATA] ar [ĮMONĖ].

Pagal užklausą su vietaženkliais parengiamas teksto projektas, o asmens duomenys įrašomi tik mokyklos sistemoje. — Asmens duomenys įrašomi tik mokyklos sistemoje.

1. Užklausa su vietaženkliais

Vietoj tikrųjų vardų ir duomenų naudokite žymas laužtiniuose skliaustuose. Paprašykite DI jų nekeisti.

2. Patikrintas teksto projektas

DI parengia tekstą. Mes patikriname faktus, toną ir turinio tinkamumą adresatams.

3. Duomenų įrašymas mokykloje

Tikruosius duomenis įrašykite tik patikrinę tekstą ir tik mokyklos sistemoje: elektroniniame pašte, elektroniniame dienyne ar dokumente.

Saugi darbo eiga · Užklausos pavyzdys

Viena užklausa, dvi pranešimo versijos

Susitarimas dėl apsilankymo praktikos įmonėje

„Esi profesinio mokymo mokytojo asistentas. Parašyk trumpą, mandagų elektroninį laišką [PRAKTIKOS VADOVUI ĮMONĖJE] apie [MOKINIO], antrojo kurso elektriko pameistrio, mokymąsi darbo vietoje. Laiško tikslas – susitarti dėl apsilankymo [DATA] ir paprašyti trumpai įvertinti mokinio punktualumą, požiūrį į saugą ir gebėjimą dirbti komandoje. Tonas turi būti profesionalus ir draugiškas, apimtis – ne daugiau kaip 120 žodžių. Vietaženklių laužtiniuose skliaustuose nekeisk. Tada parenk dviejų sakinių versiją SMS žinutei.“

Kas leidžia naudoti užklausą pakartotinai?

Nurodytas tikslas ir adresatas.
Konkretūs vertinimo kriterijai.
Nustatytas tonas ir apimtis.
Nepakeisti vietaženkliai.
Elektroninio laiško ir SMS versijos.

Bendra užklausų biblioteka

Veiksmingas užklausas verta kaupti bendroje metodinės grupės užklausų bibliotekoje. Jei naudojama DI priemonė suteikia tokią galimybę, pasikartojančius nurodymus galima išsaugoti projekte arba individualiai pritaikyto asistento nustatymuose.

Tačiau ten niekada nesaugokite mokinių duomenų. Susijusi mokomoji medžiaga: M1-T2-MLC1.

Ribos · Mokinių duomenys ir konfidencialumas

Mokyklos taisyklės taikomos kiekvienai priemonei

Mokinių duomenys

Vardai ir pavardės, pažymiai, duomenys apie praleistas pamokas, sveikatą, specialiuosius ugdymosi poreikius, šeimos aplinkybes ir drausmės pažeidimus, susieti su atpažįstamu mokiniu, yra asmens duomenys. Kai kurie iš jų priskiriami specialių kategorijų asmens duomenims, kuriems būtina ypatinga apsauga.

Elektroninio dienyno duomenų niekada nekopijuokite į viešai prieinamus DI pokalbių robotus. Naudokite tik mokyklos patvirtintas priemones. Kilus abejonių, kreipkitės į mokyklos duomenų apsaugos pareigūną.

Konfidencialumas

Egzaminų užduotys iki egzamino, informacija apie vidaus personalo klausimus, sutartys su praktikos įmonėmis ir skundai yra konfidencialūs, net jei juose nėra asmens duomenų.

Todėl vien vietaženklių naudojimas nereiškia, kad bet kurį vidaus dokumentą galima įkelti. Būtina įvertinti ir jo turinio konfidencialumą.

Mokyklos paskyra nepakeičia vietos taisyklių

Institucijoms skirtoms versijoms, pavyzdžiui, „Microsoft 365 Copilot Chat“, naudojamai su mokyklos paskyra, arba „Gemini“ ir „NotebookLM“, naudojamoms per „Google Workspace for Education“, taikomi sutartiniai duomenų apsaugos įsipareigojimai. Apsauga taip pat priklauso nuo naudojamos paskyros, paslaugos ir institucijos nustatymų.

Šie įsipareigojimai nepakeičia mokyklos duomenų apsaugos taisyklių ir leidimo naudoti priemonę.

Teisinis pagrindas: BDAR, ypač 5 ir 9 straipsniai. Paslaugų teikėjų informacija pateikta skyriuje „Šaltiniai“.

Ribos · Tikslumas ir atskaitomybė

Atsakome už siunčiamų ir pasirašomų dokumentų turinį

Tikslumas

DI gali pateikti išgalvotų datų, skaičių ar nuorodų į teisės aktus. Kiekvieną faktą, terminą ir skaičių patikrinkite remdamiesi pirminiu šaltiniu.

Atlikdami skaičiavimus, patys patikrinkite kelis pradinius duomenis ir rezultatus. Apie haliucinacijas žr. M1-T1-MLC3.

Atskaitomybė

Už dokumentą atsako jį siunčiantis arba pasirašantis mokytojas. Sprendimai dėl mokinių pažymių, praleistų pamokų pateisinimo, drausminių nuobaudų ir paskyrimo į praktikos vietas turi likti žmogaus atsakomybė.

Naršyklės agentai, galintys atlikti veiksmus administravimo sąsajose, turėtų veikti režimu, kuriuo prieš atliekant veiksmus prašoma naudotojo patvirtinimo. Jiems neturėtų būti suteikta prieiga prie mokyklos elektroninio dienyno.

Ribos · Šviesoforo principas

Kokią informaciją galima pateikti DI priemonei?

Spalva nurodo, kokius duomenis ir kokiomis sąlygomis galima naudoti. Visada įvertinkite turinį, galimybę nustatyti asmens tapatybę ir mokyklos taisykles.

Duomenų pseudonimizavimas nėra tas pats, kas visiškas anonimizavimas. Mokinius galima atpažinti pagal mažas grupes ar netiesiogines detales.

Žalia žymi bendro pobūdžio turinį, geltona – atsargiai naudotinus duomenis, raudona – mokinio tapatybę atskleidžiančius duomenis. — Bendro pobūdžio turinys, atsargiai naudotina informacija ir duomenys, kurių negalima pateikti viešoms DI priemonėms.

Žalia · Paprastai galima pateikti

Bendro pobūdžio tekstai ir šablonai.
Vieša informacija.
Savo užrašai be asmens duomenų.
Anonimizuoti ir suvestiniai skaitiniai duomenys, pavyzdžiui: „12 iš 24 mokinių atliko užduotį“.

Geltona · Tik atsargiai

Tik naudojant patvirtintą priemonę ir laikantis mokyklos taisyklių:

Pseudonimizuoti atvejų aprašymai.
Mažų grupių duomenys, pagal kuriuos galima atpažinti mokinius.
Vidaus dokumentai.
Susitikimų įrašai, iš anksto informavus dalyvius.

Raudona · Viešoms DI priemonėms niekada

Vardai ir pavardės kartu su pažymiais ar duomenimis apie praleistas pamokas.
Iš elektroninio dienyno eksportuoti duomenys.
Informacija apie sveikatą ar specialiuosius ugdymosi poreikius.
Šeimos aplinkybės ir drausmės pažeidimai.
Mokinių nuotraukos.
Slaptažodžiai ir prisijungimo duomenys.

Pradėkite nuo nedidelės apimties užduočių

Įvertinkite ir sutaupytą laiką

Pasirinkite dvi ar tris pasikartojančias užduotis, nustatykite, kiek laiko jos šiuo metu užima, pasitelkdami DI sukurkite ir išbandykite joms skirtus šablonus, o po kelių savaičių darbo trukmę išmatuokite dar kartą.

Anglijoje atlikto bandomojo tyrimo duomenimis, mokytojai, kurie naudojosi „ChatGPT“ ir trumpu jo naudojimo vadovu, pamokoms planuoti skyrė apie 31 % mažiau laiko, nepablogindami įvertintos medžiagos kokybės (EEF, 2024).

Šio tyrimo rezultatas susijęs su pamokų planavimu. Faktinį administracinėms užduotims sutaupytą laiką galime nustatyti atlikdami savo matavimus, įskaičiuodami ir rezultatų tikrinimui skirtą laiką.

EEF: ChatGPT in lesson preparation

Mažesnis administracinio darbo krūvis leidžia daugiau dėmesio skirti mokiniams. — Sutaupytą laiką galima skirti mokiniams.

Vieną savaitę fiksuokite pasikartojančias savo užduotis ir kiekvieną pažymėkite žalia, geltona arba raudona spalva.
Pradėkite nuo žaliai pažymėtų užduočių. Su kolegomis ir mokyklos vadovybe susitarkite dėl geltonai pažymėtų užduočių atlikimo taisyklių.
Išsaugokite pakartotinai naudotiną rezultatą – šabloną, kontrolinį sąrašą ar užklausą, neapsiribodami vienkartiniu atsakymu.
Dalykitės veiksmingais sprendimais: bendra užklausų biblioteka padeda visiems taupyti laiką. Sąsaja su „DigCompEdu“ 1.1 kompetencija „Organizacinė komunikacija“.

Praktinis išbandymas

Trys šablonai ir bendros taisyklės

Savarankiška užduotis · 40 minučių

Mano administracinių užduočių auditas ir trys saugūs šablonai

Surašykite vienos savaitės administracines užduotis ir jų trukmę. Suskirstykite jas pagal šviesoforo principą, tada pasirinkite tris žaliąsias užduotis.

Kiekvienai parašykite užklausą su vietaženkliais.
Išbandykite, patikrinkite kiekvieną faktą ir pakoreguokite toną.
Išsaugokite galutinius šablonus ir užklausas.
Savaitę naudokite šablonus, tada palyginkite sugaištą laiką su ankstesniu įvertinimu.

Asmens duomenis įrašykite tik mokyklos sistemoje.

Bendra užduotis · 45 minutės

Mokytojų kambario šviesoforas

Dirbkite metodinėje grupėje arba dalyko komandoje, kurią sudaro 4–8 mokytojai.

Kiekvienas kolega užrašo tris pasikartojančias administracines užduotis.
Suskirstykite korteles į žaliąją, geltonąją ir raudonąją kategorijas ir aptarkite ribinius atvejus.
Dviem žaliosioms užduotims poromis išbandykite užklausas su vietaženkliais ir išsaugokite jas bendrame aplanke, nurodydami, ką būtina patikrinti.
Suformuluokite tris–penkias bendras taisykles ir surašykite neatsakytus klausimus mokyklos vadovybei bei duomenų apsaugos pareigūnui.

Praktinių užduočių sąlygos

Naudokite mokyklos patvirtintą priemonę ir išgalvotus pavyzdžius. Niekada neatsineškite tikrų mokinių dokumentų. Jei įmanoma, įtraukite mokyklos duomenų apsaugos pareigūną arba IT koordinatorių.

Išsamūs nurodymai, priemonių sąrašai ir išvados pateikti praktinių užduočių PDF, kurį galite atsisiųsti baigiamajame puslapyje.

Pagrindinės išvados mokytojams

Penki orientyrai kitai darbo savaitei

Pradėkite nuo pasikartojančių užduočių!
DI labiausiai padeda atliekant pasikartojančias tekstų rengimo, tvarkymo, apibendrinimo ir šablonų kūrimo užduotis.
Vietoj asmens duomenų naudokite vietaženklius!
Tikruosius duomenis įrašykite tik patikrinę tekstą ir tik mokyklos sistemoje.
Saugokite mokinių duomenis!
Niekada nepateikite elektroninio dienyno duomenų, pažymių ar informacijos apie mokinių sveikatą ir šeimos aplinkybes viešai prieinamoms DI priemonėms.
Patikrinkite ir išlaikykite atsakomybę!
Patikrinkite kiekvieną faktą, skaičių ir terminą: už siunčiamų ir pasirašomų dokumentų turinį atsakote jūs.
Matuokite ir dalykitės!
Pradėkite nuo dviejų ar trijų užduočių, įvertinkite sutaupytą laiką, įskaitant tikrinimą, ir dalykitės pasiteisinusiais šablonais su kolegomis.

Savikontrolės testas

Pasitikrinkite žinias!

Pasirinkite po vieną atsakymą į kiekvieną klausimą, tada patikrinkite atsakymus. Savikontrolės rezultatas rodomas tik šiame puslapyje.

1Nuo kurios užduoties verta pradėti administracinį darbą pasitelkiant DI?Analizuoti iš elektroninio dienyno eksportuotus duomenis su vardais viešame pokalbių robote.Nuo bendro pobūdžio laiško tėvams šablono su vietaženkliais.Automatiškai spręsti mokinio drausmės pažeidimo atvejį.

2Kada į dokumentą reikia įrašyti tikruosius mokinio duomenis?Jau užklausoje, kad DI galėtų tiksliau parašyti tekstą.Išsaugant jį bendroje DI priemonės užklausų bibliotekoje.Patikrinus teksto projektą, mokyklos sistemoje.

3Ką reikia daryti atliekant skaičiavimus?Paprašyti analizės pasitelkiant kodą ir patiems patikrinti kelis rezultatus.Priimti skaičius, jei paaiškinimas atrodo įtikinamas.Patikrinti tik lentelės formatavimą.

4Kuris teiginys apie vidaus dokumentą yra teisingas?Jei jame nėra vardų, jis automatiškai tampa viešas.Jis gali būti konfidencialus ir be asmens duomenų, todėl būtina įvertinti konfidencialumą.Jei dokumentas trumpas, jį galima įkelti į bet kurią DI priemonę.

5Kuriai kategorijai priskirti atvejo aprašymą be vardų, jei mažos grupės mokinius galima atpažinti?Visada žaliajai, nes vardai pašalinti.Tai vieša informacija, kurią galima naudoti be apribojimų.Geltonajai: naudoti tik atsargiai ir su patvirtinta priemone.

6Ką reikia įskaičiuoti vertinant DI padedamos užduoties trukmę?Užklausos rašymą, tikrinimą, taisymą ir galutinį dokumento parengimą.Tik laiką, per kurį DI parengia atsakymą.Tik galutinio dokumento išsiuntimą.

Šaltiniai

Literatūra ir papildomi šaltiniai

Mokomosios medžiagos šaltiniai

OECD (2025): Results from TALIS 2024: The State of Teaching. Paryžius: OECD Publishing.
Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 (BDAR), ypač 5 ir 9 straipsniai.
Education Endowment Foundation (2024): ChatGPT in lesson preparation – A Teacher Choices trial. Vertinimo ataskaita.
Redecker, C. (2017): European Framework for the Digital Competence of Educators: DigCompEdu. Liuksemburgas: Europos Sąjungos leidinių biuras. Kompetencijų sistemos puslapis.
UNESCO (2023): Guidance for generative AI in education and research. Paryžius: UNESCO.
Lengyel, Zs. (2026): Concrete applications for content generation. VITA mokymų pristatymas.

Duomenų apsauga ir institucijų priemonės

Susijusi mokomoji medžiaga

M1-T2-MLC1: pasikartojančių nurodymų išsaugojimas projekte arba individualiai pritaikyto asistento nustatymuose.

M1-T1-MLC3: DI haliucinacijos ir rezultatų tikrinimas.

Bendra užklausų biblioteka susijusi su „DigCompEdu“ 1.1 kompetencija „Organizacinė komunikacija“.

VITA · Leidinio duomenys

Leidinio duomenys ir autorių teisės

Autorius: Zsolt LengyeliTStudy Hungary Training and Research Centre
Recenzentė: Mária HartyányiiTStudy Hungary Training and Research Centre
Projekto numeris: 2025-1-LT01-KA220-VET-000362456
Mokomoji medžiaga: M5-T1-MLC1

Priedai

Atsisiųsti mokomąją medžiagąm5-t1-mlc1-text-lt.pdf Atsisiųsti praktines užduotisM5-T1-MLC1-EXC-LT.pdf

Creative Commons Priskyrimas – Analogiškas platinimas 4.0

Šį kūrinį galima pakartotinai naudoti ir adaptuoti pagal „Creative Commons“ priskyrimo ir analogiško platinimo 4.0 tarptautinės licencijos (CC BY-SA 4.0) sąlygas.

Finansuoja Europos Sąjunga. Išsakytos nuomonės ir požiūriai priklauso tik autoriui (-iams) ir nebūtinai atspindi Europos Sąjungos ar nacionalinės agentūros nuomonę.